Tips om het meeste uit Microsoft Teams te halen

Steeds meer organisaties maken gebruik van Microsoft Teams. Het programma komt ten goede aan de samenwerking binnen jouw organisatie.

Met Teams is het makkelijker om met elkaar te praten, documenten te delen en vergaderingen te houden. Ik heb enkele punten op een rij gezet die ervoor zorgen dat jij het maximale uit Teams haalt.

#1 Voorkom duplicatie

Voordat je een nieuw team opzet binnen Microsoft Teams, controleer dan eerst of er niet een ander team is met dezelfde functie. Dit is vooral belangrijk wanneer je de selfservice applicaties van Teams en Office 365 Groepen toestaat, omdat de software niet controleert op dubbele teamnamen.

Een dubbele teamnaam kan verwarring opleveren. Een manier om dubbele namen te voorkomen is door als eigenaar een beoordeling in te stellen voor alle nieuwe groepen of teams die worden aangemaakt.

#2 Sterke namen

Geef de aangemaakte teams en groepen sterke namen mee. Iets wat lastiger te beheren is als je de selfservice applicaties toestaat. Het creëren van sterke namen binnen jouw organisatie blijft afhankelijk van goede communicatie.

Via Microsoft 365 Admin Center kun je tot op zekere hoogte dit proces verbeteren door bepaalde woorden te blokkeren of juist achter- en voorvoegsels toe te staan die voor alle groepen en teamnamen van toepassing zijn.

Werk echt samen met Microsoft Teams

#3 Vergeet niet te koppelen

Het is belangrijk om goed op te letten bij het aanmaken van een nieuwe groep, die gekoppeld moet worden aan een bestaand team. Wanneer je vergeet om de groep aan een team te koppelen, dan wordt automatisch een nieuwe groep aangemaakt met dezelfde naam als de al bestaande groep, maar met een ander ID-nummer.

#4 Geef elk project een eigen team

Het kan zijn dat sommige gebruikers binnen Teams aan meerdere projecten werken. Het is daarom belangrijk om ervoor te zorgen dat elk project zijn eigen team heeft. Dit maakt het makkelijker om documenten te vinden en te ordenen.

In de toekomst wordt dit nog belangrijker. Microsoft Teams werkt namelijk aan een update om externe gebruikers toe te laten tot een team.

#5 Begin met een paar kanalen

Het is handig om in het begin een paar eerste kanalen in te stellen, maar probeer niet direct alles te doen. Elk kanaal heeft zijn eigen tabblad ‘bestanden’ in de documentenbibliotheek van Teams.

Het opzetten van een kanaal dat voorlopig leeg blijft, draagt bij aan het aantal tabbladen waar mensen doorheen moeten zoeken om documenten te vinden. Het is beter om met een paar kanalen te beginnen en nieuwe kanalen toe te voegen terwijl het project vordert.

Werk echt samen met Microsoft Teams

#6 Gedeelde documenten niet aanpassen

Het beste is om de standaard documentbibliotheek van Teams te gebruiken voor het delen van algemene bestanden, zodat iedereen deze documenten eenvoudig kan openen en gebruiken. Voor bestanden met geavanceerde inhoud kun je een op maat gemaakte documentbibliotheek instellen op de teamsite.

Meer informatie

Wil je meer weten over de voordelen van Microsoft Teams? Neem dan contact met ons op. Je kunt overigens ook onze eerste blog lezen met Tips en Tricks over Microsoft Teams.