Veelgestelde vragen over Microsoft Teams

Hieronder vind je een overzicht van veelgestelde vragen, waarvan de meesten zijn gesteld tijdens onze webinars over Microsoft Teams

Kan ook alleen videoconference ingeschakeld worden?

Je kunt video wel uitzetten, maar niet als enige aan. Screenscharing kan wel afzonderlijk worden uitgezet.

De bestanden in Teams sychroniseer ik naar mijn harde schijf voor een snellere werking. Echter zie ik regelmatig bestnaden wel, maar kan ik er niets mee. Hoe kan ik het proces van downloaden uit Teams versnellen of beter laten lopen?

....

Bestaat er een mogelijkheid om als iemand een chat met je begint dit als pop-up scherm te krijgen, momenteel zie je in de taakblak alleen een rode dot verschijnen in het pictogram.

Op dit moment niet. Teams werkt aan een multi-window die het wel mogelijk maakt.

Is het mogelijk om tijdens je online vergadering ook steeds een document in beeld te hebben/houden? 

Dit kun je doen door je scherm te delen met alle aanwezigen. 

We zijn aan het scrummen met een project. Nu moet alles online. Zijn er tips hoe je dit zou kunnen aanpakken om zoveel mogelijk van de scrumuitgangspunten overeind te houden?

Wij adviseren daarvoor Microsoft Planner te gebruiken.

Hoe is de privacy en security in Microsoft Teams geregeld?

Microsoft Teams staat in zijn geheel in Europa, meer informatie vind je via: www.microsoft.com/trust 

Externen uitnodigen voor een online vergadering. Hoe veilig is dat, wat zien ze wel en niet?

Ze zien alles wat je deelt.

Hoe kan ik zien wanneer iemand zich aangemeld bij een vergadering en wanneer ze deze weer hebben verlaten?

Dit is een functie die geactiveerd moet zijn binnen jullie omgeving. Meer informatie hierover is te vinden via: https://support.office.com/nl-nl/article/aanwezigheidsrapporten-downloaden-in-teams-ae7cf170-530c-47d3-84c1-3aedac74d310?ui=nl-NL&rs=nl-NL&ad=NL

Hoe kan ik de menubalk van de deelname opties verplaatsen?

Het is momenteel niet mogelijk om de bal onderin een vergadering te verplaatsen, hier zitten namelijk alle knoppen op voor de controle van de vergadering.

Kan ik als presentator van de groep, de groepdeelnemers ook verdelen in kleinere groepen, zodat ze met elkaar kunnen discussiëren? Daarna wil ik ze uiteraard weer terug voor plenair overleg.

Dit is niet een functionaliteit die standaard aanwezig is binnen Teams. Dit is wel een veel gevraagde functionaliteit en is inmiddels al in de planningsfase van het ontwikkelteam.

Ik wil graag weten hoe een beheerder de gegevens kan inzien en nalezen van medewerkers. Ook wil ik graag weten hoe ik bijvoorbeeld chatgegevens kan verwijderen.

Vanuit beheerdersperspectief zijn de chatgesprekken niet terug te lezen vanwege privacy overweging, de verbinding is namelijk end-to-end encrypted. Chats zijn niet te verwijderen, eventueel wel te verbergen zodat ze niet meer getoond worden, deze worden dan weer zichtbaar als er een nieuw bericht binnen komt. Wel is het mogelijk de chatberichten extern te back-upen als dit noodzakelijk mocht zijn, normaliter worden de chats in de persoonlijke One Drive omgeving van de gebruiker opgeslagen.

Hoe kan ik het snelste 1700 deelnemers uitnodigen voor Teams en dan ook zo dat de e-mailadressen niet zichtbaar zijn voor alle genodigden?

Binnen Microsoft Teams zijn er twee opties voor meetings, namelijk 'een vergadering' en een 'live meeting'. Bij een live meeting verkrijg je eigenlijk een webinar principe. Om snel een groot aantal gebruikers uit te nodigen voor een meeting kan je het beste via een live meeting doen.

Als ik een scherm deel met bijvoorbeeld Outlook en ik open een nieuwe email, dan wordt deze email niet getoond. Ik blijf gewoon Outlook in beeld houden. De enige optie is dan delen stoppen en een nieuw venster delen. Kan dit gemakkelijker?

Het delen vanuit Teams heeft vier verschillende opties. Namelijk je scherm delen of je gehele scherm delen (bureaublad), venster delen (alleen een applicatie), PowerPoint. Zodra je alleen het venster deelt, dan blijft deze actief op alleen dat scherm. Dus als je Outlook wilt delen en je krijgt een pop-up (mail openen in een apart scherm) is het het beste om de optie te selecteren voor scherm delen (bureaublad). Dan wordt alles getoond binnen het scherm. Tip: zet alle gevoelige applicaties uit.

Kan ik iemand vanaf een bepaalde tijd uitnodigen binnen een vergadering, dus niet vanaf het begin van de vergadering?

Deze functionaliteit zit niet binnen het platform. Het is momenteel alleen mogelijk om een meeting in te plannen voor iedereen op hetzelfde tijdstip. Wel kan een gebruiker op een later tijdstip aanhaken.

Kan ik in Teams in de agenda ook kleuren (categoriseren) in de afspraken?

Binnen Teams is het niet mogelijk om met categorieën te werken zoals je dat binnen Outlook wel kan doen.

Is het mogelijk om twee schermen naast elkaar geoepend te hebben in Teams? Bijvoorbeeld meedoen aan een vergadering en tegelijkertijd in de chat met iemand anders in contact zijn.

Deze vraag is door Microsoft op de roadmap gezet. Deze functionaliteit is momenteel nog niet beschikbaar, maar wordt snel verwacht. Hiermee kun je dan het chatscherm loshalen van je Teams en dit naast elkaar neerzetten. Microsoft gebruikt hiervoor het uservoice systeem, hoe meer stemmen een nieuwe functionaliteit krijgt, hoe hoger het op deze lijst komt: https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/16926739-multi-window-for-chats-and-more 

Kan ik bij Teams het scherm ook overgeven aan een deelnemer en een kind bijvoorbeeld iets laten kleuren?

Dit is zeker mogelijk, binnen Teams zit de optie om samen een whiteboard te openen. Hierin is het dan mogelijk om gezamenlijk aantekeningen te maken, maar ook om een tekening te maken. Wel is het dan handig dat er gebruik wordt gemaakt van een touch apparaat. Alle functionaliteiten in Teams hebben altijd te maken met de inrichting van de omgeving van jouw organisatie.

Is het mogelijk alle collega's in één keer uit te nodigen vanuit je agenda voor een vergadering? 

Zodra al je collega's in één distributiegroep zitten, dan worden ze allemaal tegelijk uitgenodigd. En als iedereen ook samen in één team zit binnen het Teams platform, is het mogelijk om van daaruit iedereen uit te nodigen.

Ik zie tijdens een meeting vier personen in beeld en mijn collega thuis krijgt steeds slechts één persoon in beeld. Hoe kan dit gewijzigd worden zodat zij ook vier personen in beeld krijgt?

De kans is groot dat je collega dan via zijn telefoon/tablet via de webapplicatie ingelogd is geweest. Op deze platformen is inderdaad maar één persoonlijk tegelijk te zien.

Is het mogelijk om je scherm te delen via Teams én tegelijkertijd de chat in de vergadering op Teams te zien.

Zodra je in een vergadering klikt, zijn er twee mogelijkheden vanuit de vergadering zodat je direct de vergaderchat ziet. Of je kan in het menu aan de linkerkant naar chats gaan, dan kan je eventueel direct 1op1 chatten met je collega of je kiest in de vergaderbalk ervoor om het chatvenster van de vergadering te openen.

De bestanden in Teams synchroniseer ik naar mijn harde schijf voor snellere werking. Echter zie ik regelmatig de bestanden wel, maar kan ik er niets mee. Hoe kan ik het proces van downloaden uit Teams versnellen of beter laten lopen?

De synchronisatie die je gebruikt bij Teams wordt op de achtergrond uitgevoerd door One Drive. Om controle hierover te krijgen staat er rechtsonder (in je taakbalk) naast de klok een blauw wolkje. Als je daarop klikt kan je in de pop-up 'meer' selecteren en dan naar instellingen gaan. Daar staan de mappen die worden meegenomen in de synchronisatie, daar kan je ook een handmatige synchronisatie uitvoeren, zodat alles weer up-to-date is.