De basisfunctionaliteit van Microsoft Teams is al indrukwekkend, maar je kunt er veel meer mee dan je wellicht denkt. Daarom zetten we een aantal tips en tricks op een rijtje waardoor je nog meer uit Teams kunt halen.

Gooi niet alles in algemeen

Wanneer je voor het eerst aan de slag gaat met Office 365 Teams is het verleidelijk om alles in ‘Algemeen’ te bewaren en daaronder een tabblad toe te voegen. Als je in een klein team werkt is dat misschien geen probleem, maar als meerdere mensen binnen Teams samenwerken werkt dit nogal onoverzichtelijk en raak je gemakkelijk het overzicht kwijt. Vandaar de volgende suggesties:

• Je moet het ‘Algemeen’ kanaal als een landingspagina zien voor jouw team. Vanuit hier ga je verder navigeren;
• Voeg je een tabblad toe aan het ‘Algemeen’ kanaal? Vraag jezelf dan af of het misschien een eigen kanaal zou moeten zijn in plaats van een tabblad;
• Hoe meer tabbladen je toevoegt aan het ‘Algemeen’ kanaal, hoe groter de kans is dat gebruikers niet kunnen vinden wat ze zoeken. Als je zoveel tabbladen toevoegt dat het niet meer op jouw scherm past (en dat is voor elke gebruiker anders), dan is het tijd om na te denken over andere opties.

Gebruik connectors op jouw Teams

Vergeet de chatfunctie niet

Meetings met externe partijen/gastgebruikers in Microsoft Teams

Als je gebruik maakt van Skype for Business dan ken je de mogelijkheid om een externe partij via Outlook uit te nodigen voor een Skype sessie. Buitengewoon handig. Je kunt hetzelfde doen met Microsoft Teams, en het werkt ongeveer hetzelfde. In de Outlook agenda heb je een knop met ‘nieuwe Teams vergadering’.

Klik je daarop, dan kun je gelijk iemand uitnodigen voor een Teams vergadering. Het werkt dus op dezelfde, vertrouwde manier als Skype for Business.

Wie kan deze vergadering bijwonen?

Een leuke feature van Microsoft Teams, maar je hebt er niets aan als je maar een klein groepje mensen kunt bereiken. Het mooie hieraan is het feit dat je iedereen kunt uitnodigen, als ze maar een e-mailadres hebben.

Mensen zonder Microsoft – alleen een e-mailadres

Je kunt de vergadering bijwonen via de browser, je hoeft zelfs geen Microsoft account te hebben. Het enige wat je nodig hebt is een e-mailadres.

Je hoeft enkel op ‘Deelnemen via internet’ te klikken en kunt gelijk deelnemen aan het gesprek. De mensen die op deze manier deelnemen hebben wel een aantal beperkingen: ze kunnen bijvoorbeeld zelf geen scherm delen, maar wel het scherm van andere mensen zien.

Gebruikers met een Office 365 account – gastgebruikers

Als je al een Microsoft account hebt kun je dezelfde weblink gebruiken, maar wanneer jij je aanmeldt met jouw Microsoft account krijg je een meer volledige versie van Microsoft Teams.

Iedereen met een telefoon

Je kunt Teams zo instellen dat mensen jouw vergadering in Microsoft Teams kunnen bijwonen, ongeacht waar ze op dat moment zijn. Je moet hier wel Office 365 Enterprise E5 voor hebben, want het gebruikt Audio Conferencing. Je kunt ook minuten bestellen bij jouw Office 365 E1 of E3 abonnement.

Gebruik tabbladen

Microsoft Teams is gemaakt om zo effectief mogelijk te kunnen samenwerken. Met tabbladen kun je binnen Office 365 Teams jouw favoriete programma’s en diensten toevoegen. Zoals je ziet, kun je zelf een website toevoegen, een Word document toevoegen en presentaties toevoegen. Ook is het mogelijk om jouw eigen app uit de appstore van Microsoft toe te voegen.

Er zijn simpelweg te veel mogelijkheden om ze allemaal te noemen, maar we noemen een aantal manieren waar tabbladen Microsoft Teams versterken:

• Delen en presenteren van documenten en website – Denk hier bijvoorbeeld aan het bijhouden van spreadsheets of onmiddellijke toegang tot templates. Je kunt binnen Teams met tabbladen deze bestanden snel met veel mensen delen.
• OneNote – Ben jij al fan van OneNote? Dan maak je een OneNote tabblad aan binnen jouw kanaal en je kunt het gelijk gaan gebruiken.
• Forms – Met Forms kun je snel formulieren of enquêtes beheren vanuit Teams. Je hoeft enkel de instellingen iets te wijzigen en de link door te sturen aan andere gebruikers. Vervolgens kan de eigenaar van het formulier de reacties zien en zelfs gelijk opslaan in een spreadsheet.
• Deel een SharePoint bibliotheek – Kies SharePoint bij de tabbladen en je kunt bij de URL direct linken aan een bestaande SharePoint bibliotheek. Zo kun je bestaande SharePoint bibliotheken gelijk delen met Teams gebruikers.

Je hoeft alleen te kijken naar de hoeveelheid Apps die je kunt toevoegen om te begrijpen dat dit slechts een kleine selectie is. Met Microsoft 365 in Teams bouw jij jouw eigen werkplek.

Weet waar bestanden worden opgeslagen

Het mooie aan Microsoft Teams is dat het volledig integreert met de rest van Microsoft 365. Als je een bestand deelt, dan slaat Teams het onder twee verschillende locaties op. Als je het verschil weet hoef je ook niet bang te zijn dat je geen idee hebt waar een bestand staat.

Deel je bestanden via een groepsgesprek, privégesprek of chatfunctie? Dan slaat Teams het bestand op naar jouw eigen OneDrive. Deel je bestanden in een kanaal? Dan worden de bestanden opgeslagen op SharePoint.

Wil je bestanden gelijk terugvinden? Klik dan linksboven de optie ‘Bestanden’ en je vindt gelijk een overzicht van recent gedeelde bestanden en jouw eigen OneDrive.

Teams met jouw eigen voorkeur

Daarnaast kun je hier ook bepalen hoe je meldingen van Microsoft Teams wil ontvangen. Zo weet je zeker dat je nooit meer een mededeling mist.

Demo omgeving van Microsoft Teams

Microsoft heeft een speciale webpagina gemaakt waarin het stap voor stap de functie van Teams met je doorneemt. Een ideale eerste kennismaking met het platform: http://teamsdemo.office.com

Geen update missen?

Schrijf je hieronder in voor onze nieuwsbrief en je bent als eerste op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen rondom Microsoft Teams.