Selecteer een pagina
Maak deze werkafspraken bij gebruik van Microsoft Teams
Maak deze werkafspraken bij gebruik van Microsoft Teams

Welke organisatie werkt tegenwoordig niet met Microsoft Teams? Sinds de pandemie zijn veel organisaties versneld overgestapt op de hybride manier van samenwerken. De kans is dus groot dat je het programma nog niet optimaal benut. Om goed samen te werken is het verstandig werkafspraken te maken. Wij hebben de belangrijkste op een rijtje gezet.

Samenwerken binnen Microsoft Teams gebeurt in de zogenoemde teams, waaronder kanalen vallen. In dit blog focussen wij ons op het samenwerken in die teams, omdat je daar de meeste winst boekt met je organisatie. Goed samenwerken via Teams betekent dat projecten en vergaderingen effectiever verlopen.

First things first; maak een team aan voor je afdeling

Door gebruik te maken van een team in Microsoft Teams creëer je een afzonderlijke plek voor jou en je directe collega’s. Spreek met elkaar af dat al het online samenwerken uitsluitend via dat team verloopt. Dan hebben we het niet alleen over de onderlinge communicatie, maar ook over het samenwerken in bestanden. Op die manier weet iedereen waar alle informatie te vinden is. E-mail en WhatsApp zijn niet meer nodig bij projecten.

Gebruik de onderwerp functie

Het is belangrijk dat alle informatie per onderwerp eenvoudig terug te vinden is. Wanneer je dan ook een gesprek start in Teams is het belangrijk een onderwerp toe te voegen. Zo ziet iedereen in één oogopslag waar het bericht over gaat. De verdere communicatie over dat onderwerp kan dan onder dat bericht plaatsvinden door het hoofdbericht te beantwoorden.

Om een onderwerp te kunnen invoeren dien je bij het berichtenvenster op het icoontje met de ‘A’ en het pennetje te klikken. Daarna krijg je meer mogelijkheden, waaronder het invoeren van een onderwerp.

gebruik onderwerp functie teams
chatvenster uitgeklapt met onderwerp

Dit moet je doen als je van die ene collega een reactie verwacht

Soms komt het voor dat je van een specifieke collega een reactie verwacht, maar dat daar geen haast bij geboden is (anders kun je bellen via Teams). Door iemand te mentionen met @, zorg je ervoor dat je collega een notificatie ontvangt. Bovendien kan de rest het antwoord van je collega zien. Altijd handig om te weten wat er onderling speelt.

Let op: wanneer iemand binnen 90 minuten de mention niet heeft gelezen, verstuurt Teams een e-mail naar die persoon, tenzij diegene zijn e-mailmeldingen heeft uitgeschakeld.

mention collega teams

Kleine moeite om te laten weten dat je het gelezen hebt

Op WhatsApp heb je eventueel blauwe vinkjes, maar op Teams is het iets lastiger om te zien wie jou bericht heeft gelezen. Wij raden daarom aan om met een duimpje (of een andere emoji naar wens) te laten weten dat je een bericht van een collega hebt gelezen. Dit stimuleert ook de betrokkenheid van anderen bij jouw berichten.

emoji in chatbericht teams

Verstuur geen bestanden meer via de e-mail

Het komt regelmatig voor dat je binnen je afdeling documenten met elkaar moet delen en daar samen aan werkt. Dit hoeft niet meer via de e-mail. Door het bestand te uploaden in je team kan iedereen het zien en bewerken. Zo zorg je ervoor dat er maximaal één versie van een bestand is en dat dit altijd de meest actuele is. Je hoeft dus niet meer te zoeken naar het juiste document!

Let op: wil je dat iedereen weet dat je een document hebt toegevoegd? Begin daar dan een gesprek over en mention je hele team of een collega. In de bijlage voeg je automatisch het bestand toe. Dat bestand moet dan wel eerst geupload zijn. Dus het mentionen doe je pas na het uploaden van het document.

Tijd om effectief te gaan werken

We hopen dat de bovenstaande tips je helpen om effectief samen te werken via Microsoft Teams. Mocht je je verder willen verdiepen in Teams, neem dan eens een kijkje op onze speciale Tips & Tricks pagina. Benieuwd naar alle mogelijkheden van Microsoft Teams voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op en we helpen je graag verder.

Leo van de Haar

Leo van de Haar

Consultant

Als eerste op de hoogte

Abonneer op onze nieuwsbrief

Logo-ITON-footer

Contact

> Neem contact op

Werken bij

> Kom bij ons werken

Gegevens

Landjuweel 20
3905 PG Veenendaal

Algemeen
088 070 06 00

Support
088 070 06 25
sd@iton.nl

Socials

     
IBI | ISO27001 | ISAE3402
Share This