Selecteer een pagina
Houd grip op Teams met een gedegen governance plan
Houd grip op Teams met een gedegen governance plan

Min of meer gedwongen zijn veel organisaties versneld overgestapt op Microsoft Teams. Iedereen moest ten slotte vanuit huis kunnen werken. En dat gaat uitstekend met Teams, alleen hebben veel organisaties onvoldoende aandacht besteed aan de governance van de applicatie. Om weer controle te krijgen over Teams, de communicatie en data is het belangrijk de governance nauwkeurig vast te leggen.

Als organisatie is het cruciaal om vast te leggen wie allemaal een team mag aanmaken, wie de eigenaar van een team mag zijn en of externen toegang mogen hebben tot de Microsoft Teams omgeving. Zaken die je vastlegt in je governance plan voor Microsoft Teams. Om tot een goed uitgewerkt plan te komen, dien je eerst een aantal beslissingen te nemen. De uitkomst van die beslissingen neem je vervolgens mee in je governance plan.

#1 Wie kan teams aanmaken

Mogelijk maakt je organisatie al gebruik van Teams. Desondanks is het belangrijk om vast te leggen wie de rechten mag hebben om teams te creëren. Logischerwijs kunnen dit de IT afdeling of de afdelingsmanagers zijn. Zij kunnen, indien nodig, extra teams aanmaken. Je voorkomt hiermee dat er een wirwar aan teams ontstaat. Een belangrijk punt dus om vast te leggen in het governance plan. Ook al maakt je organisatie al gebruik van Microsoft Teams.

#2 Welke namen moeten de teams krijgen

Het is belangrijk om in het governance plan te benoemen aan welke voorwaarden de namen van de verschillende teams moeten voldoen. Je wilt op die manier afwijkende namen en dubbele namen voorkomen. Daarnaast wil je dat de namen van de teams aansluiten op de interne communicatie van je organisatie. Stel daarom een lijst samen met voorwaarden waaraan de namen van de teams moeten voldoen.

#3 Toegang voor externen

Afhankelijk van de omvang en het type bedrijf kan het zijn dat je binnen Teams ook wilt communiceren met partners of leveranciers. Je bepaalt zelf door welke personen binnen de organisatie externen uitgenodigd kunnen worden.

toegang externen in teams

Bovendien kun je aangeven welke teams wel en welke niet toegankelijk zijn voor gasten. Hiermee beveilig je gevoelige informatie. Daarnaast kun je afdwingen dat gasten aan de beveiligingseisen van de organisatie voldoen, bijvoorbeeld het gebruik van Multi-Factor Authentication (MFA).

#4 Goedgekeurde apps

Om het gebruiksgemak van Teams te vergroten, is het aan te raden om integratie van andere apps toe te staan. Je kunt je IT afdeling hiervoor verantwoordelijk maken. Zij kunnen bepalen welke applicaties wel of niet toegestaan worden. Controleer applicaties van derden altijd om zeker te weten dat ze voldoen aan de beveiligingsvoorwaarden van je organisatie.

#5 Zijn de randvoorwaarden voor meetings geregeld?

Een van de belangrijkste functies van Microsoft Teams is dat je online of hybride kunt vergaderen. Het is belangrijk dat jouw omgeving voldoende is ingericht voor meetings. Daarbij moet je denken aan het testen van apparatuur voor vergaderruimten (hybride meeting), apparaten en accessoires voor eindgebruikers en het netwerk.

#6 Contentbeheer en structuur

Microsoft Teams werkt het beste als gebruikers volledig binnen het platform werken. Het is belangrijk om te kijken welke structuur van teams en kanalen het beste werkt om iedereen optimaal binnen Teams te laten werken.

Vermijd het repliceren van bestaande map- en opslagstructuren. Het is noodzakelijk om goed na te denken over nieuwe structuren, die voorkomen dat eindgebruikers voortdurend moeten schakelen tussen verschillende legacy systemen en services.

Denk ook aan compliance-vereisten voor inhoud die is opgeslagen buiten de bestaande ondersteunde systemen, zoals archiefbeheer of back-upsystemen.

#7 Gegevensbeveiliging

Ter voorbereiding op de implementatie van Teams binnen je organisatie kun je ervoor kiezen om beveiligingslabels te gebruiken om de verschillende type teams te classificeren. Dit is bedoeld om je gegevens te beveiligen. Je stelt daarmee namelijk in wie welke inhoud wel of niet mag bekijken.

#8 Standaard en privé kanalen

Leg in je governance plan vast wanneer een kanaal standaard of privé moet zijn. Een standaard kanaal is te zien voor elk lid van een team. Teamleden hebben toegang tot bestanden, berichten en vergaderingen in het kanaal. Een privé kanaal is alleen open voor specifieke teamleden. Je hebt een uitnodiging van de kanaaleigenaar nodig om toegang te krijgen.

#9 Verloopbeleid

Wanneer Teams een tijdje in gebruik is, komt het voor dat er inactieve teams ontstaan. Wanneer je een verloopbeleid opzet in je Azure Active Directory zullen deze teams automatisch verwijderd worden. Dit kan bijvoorbeeld zijn na een X-aantal inactieve dagen. Leg het gewenste aantal vast in je governance plan.

De teameigenaar ontvangt 30, 15 en één dag van tevoren een e-mailnotificatie en een bericht in het team dat het team verwijderd gaat worden. Alleen diegene met de Office 365 administrator rechten kan het team tot 30 dagen na verwijdering herstellen. Daarna is dat niet meer mogelijk.

Laten we samen de eerste stappen zetten

Zullen we samen de eerste stappen zetten om een gedegen governance plan voor jouw organisatie te maken? Neem dan via het formulier contact met ons op. 

Leo van de Haar

Leo van de Haar

Cloud Consultant

Als eerste op de hoogte

Abonneer op onze nieuwsbrief

Logo-ITON-footer

Contact

> Neem contact op

Werken bij

> Kom bij ons werken

Gegevens

Landjuweel 20
3905 PG Veenendaal

Algemeen
088 070 06 00

Support
088 070 06 25
sd@iton.nl

Socials

     
IBI | ISO27001 | ISAE3402
Share This