Een trouwe medewerkster besloot toch om de organisatie te verlaten. Hoewel dit geen plezierig moment is, is het wel een mooi moment om eens te onderzoeken wat er met de bedrijfsdata gaat gebeuren. Is alles wel zo goed geregeld rondom data nu zij weggaat? Maar laten we eerst eens beginnen met iets anders; wat hebben we eigenlijk afgesproken toen zij bij ons in dienst kwam?

Het nut van een medewerkers overeenkomst

Als iemand de organisatie verlaat wil je natuurlijk niet dat hij of zij er met jouw klantendata of bedrijfsgegevens vandoor gaat. Daarom heb je, als het goed is, bij de indiensttreding een medewerkers overeenkomst afgesloten. Kom ook van tevoren overeen wat er onder zakelijke en persoonlijke data verstaan wordt. Achteraf in persoonlijke mailboxen kijken als werkgever kan anders voor juridische problemen zorgen. (Privacyrechten)

Zicht houden op data

Ervoor zorgen dat de data veilig blijft, als er een medewerker uit dienst gaat, kan niet zonder autorisatiematrix. Daarin wordt beschreven tot welke applicaties een bepaalde functierol toegang heeft en wat daarin de rechten zijn. Verlaat bijvoorbeeld een accountmanager de organisatie dan kunnen de kijk- en schrijfrechten op inzage in het CRM systeem geblokkeerd worden of is er geen toegang meer tot prijsafspraken in de administratie. Deze autorisatiematrix is een belangrijk middel om zicht te houden op data, alleen is er tegenwoordig meer nodig.

Omgaan met steeds meer versnipperde data

Een extra uitdaging, om de veiligheid van data te garanderen, heeft met recente ontwikkelingen In de maatschappij te maken; thuiswerken, het groeiende aantal online teams en steeds meer clouddiensten. Een voorbeeld: Bij veel bedrijven kan elke medewerker een Microsoft teams project aanmaken. Vaak realiseren bedrijven zich niet dat in deze teams ook primaire data aanwezig is. Er komen zelfs situaties voor waar bij er helemaal geen back ups gemaakt worden van deze teams. Als er geen aandacht hiervoor is dan kan een oud werknemer het desbetreffende team gewoon opheffen, waarbij alle achterliggende SharePoint data compleet verdwenen is.

Het belang van een eigenaar van databronnen

Ons advies is om binnen de organisatie per databron een eigenaar aan te stellen. Dat betekent dat niet elke collega meer een Microsoft teams project kan aanmaken. Doordat er eerst een aanvraag gedaan moet worden en goedgekeurd is ook in deze situaties bekend welke databronnen beschermd moeten worden als iemand de organisatie verlaat. De clouddiensten die individuele gebruikers gebruiken moeten ook geregistreerd worden bij deze databron eigenaar.

Alle databronnen veilig vanuit één centrale omgeving