Contact

Blog


Shadow IT hoeft niet per definitie iets negatiefs te zien. Als je probeert te doorgronden waarom werknemers kiezen voor diensten of software die niet officieel zijn goedgekeurd kun je er zelfs jouw voordeel mee doen.

Shadow IT: er zijn IT-managers die al decennialang de strijd aangaan om deze niet-goedgekeurde diensten of software te identificeren en uit te roeien. En dat is ook niet heel erg vreemd, want ongeoorloofd gebruik van diensten of software heeft risico's met betrekking tot compliance en veiligheid.

We suggereren niet dat medewerkers een netwerk onveilig moeten maken, maar wel dat er misschien een nieuw perspectief nodig is met betrekking tot Shadow-IT. Want als we kijken naar de beweegreden voor Shadow IT, dan leren we gelijk meer over de voorkeuren en behoeftes van de eindgebruiker. Hierdoor kan je (mits mogelijk) de werknemer altijd een passend, veilig alternatief bieden zodat ze alsnog hun werk kunnen doen. Wil je leren van Shadow IT? Dan zijn er aantal manieren waarop je dat kunt doen.

Waarom kiezen ze voor Shadow IT?

Het is voor werknemers soms ook wel even wennen, want in hun privéleven kiezen ze zelf welke software ze gebruiken en gaan ze voor de software die het meest effectief werkt of juist het gemakkelijkst werkt. Wanneer jouw bestaande IT-oplossing enkel blokkades inbouwt of de medewerker vertraagt, dan is het niet vreemd dat ze op zoek gaan naar andere opties buiten de standaarden. Ondervinden ze belemmeringen die je eventueel uit de weg kan ruimen?

Hoe wordt het gebruikt?

Welke technologie biedt Shadow IT en welk problemen lost het op? Denk bijvoorbeeld aan het opslaan en uitwisselen van bestanden via de public clouddiensten. Dropbox, WeTransfer en Google Drive worden vaak gebruikt om bedrijfsdata uit te wisselen en op te slaan. Deze hebben het voordeel dat ze uitermate gemakkelijk te gebruiken zijn, maar jouw gevoelige bedrijfsdata loopt hier wel een risico. Als je bijvoorbeeld met Office 365 werkt is het simpel om OneDrive for Business te gebruiken om zo de bestanden wel veilig en versleuteld te versturen.

Is het een risico?

Hoewel je natuurlijk geen Shadow IT binnen jouw organisatie wil, is het wel belangrijk om te evalueren wat de impact is van de gebruikte software/dienst. Op die manier kun je bepalen wat de onmiddellijke uitdaging is en hoe het kan dat de software/dienst gebruikt kon worden.

Wat is de waarde van de Shadow IT?

Je weet nu welke Shadow IT er wordt gebruikt binnen jouw organisatie, wat is de waarde hiervan? Het is goed om de gebruiker ervan direct aan te spreken. In tegenstelling tot verkopers en leveranciers weet een medewerker exact wat de toegevoegde waarde is voor jouw organisatie. Is het gebruik van Shadow IT enkel vanuit bepaalde gemakzucht of is er een reden voor? Wanneer je gaat kijken voor een alternatief voor de Shadow IT, dan is het goed om de medewerker(s) hierin ook mee te nemen. Ook hier is gebruiksvriendelijkheid en complexiteit belangrijk. De nieuwe oplossing kan niet veel moeilijker zijn dan de gebruikte Shadow IT oplossing.

Zorg ervoor dat de oorspronkelijke voordelen blijven

Je kiest voor een alternatief voor de Shadow IT oplossing of zorgt ervoor dat je de bestaande oplossing ombuigt naar een bruikbare optie voor jouw organisatie. Let er dan wel op de oorspronkelijke voordelen van de Shadow IT (de reden dat jouw medewerkers het gingen gebruiken) blijven bestaan. Anders heeft het implementeren van een nieuwe oplossing geen zin en krijg je alsnog een Shadow alternatief dat zal opduiken.

Scherp blijven

Je moet altijd waakzaam blijven met betrekking tot Shadow IT. Ook als je Shadow IT oplossingen integreert of een andere oplossing biedt, dan nog is het mogelijk dat er problemen ontstaan. Misschien vanwege een gebrek aan vertrouwen in de oplossing or een gebrek aan communicatie over de oplossing.

Los van het feit dat we geloven dat het goed is hierin actief te zijn en mee te denken, moet je natuurlijk nooit een twijfelachtige Shadow IT oplossing goedkeuren. Op dat moment ligt de verantwoordelijkheid nog steeds bij de IT-afdeling en niet bij de mensen die het gebruiken.