Contact Support

Blog


Door het coronavirus werken de meeste mensen al ruim een maand vanuit huis. Ondertussen zit je organisatie niet stil en doen ook de medewerkers hun best alles draaiende te houden. Daarbij maken we gebruik van verschillende tools om online vergaderingen op te zetten, bestanden te delen en in groepen te werken. Dat is niet altijd even veilig.

Volgende fase

We zijn inmiddels in een fase gekomen waarin de meesten gewend zijn aan het werken met verschillende tools. Nu we lekker aan de slag zijn met z'n allen, komt voor de IT afdeling en besluitvormers een ander vraagstuk om de hoek kijken. Hoe weet je als organisatie zeker dat je werknemers efficiënt werken en of de tools veilig omgaan met belangrijke gegevens.
 
Eigenlijk kwam het vanuit het niets; we moesten massaal thuis gaan werken. De meeste medewerkers beschikten al over een eigen laptop, wat de overgang makkelijker maakte. Ook het werken met de verschillende tools was in Nederland al enige tijd in opkomst. Zo volgden velen al vergaderingen via Skype for Business of waren ze al overgestapt op Microsoft Teams.
 
Maar dat zijn natuurlijk niet de enige programma's die gebruikt worden. Er is zoveel keuze, dat je als organisatie kritisch moet zijn. Voor elke handeling kun je kiezen uit meerdere programma's, maar is dat wel zo handig? Past het binnen het security en compliance beleid van je organisatie? Tijd dus om deze vragen te beantwoorden. Wij hebben vijf aandachtspunten waarop je moet letten bij het maken van een keuze voor een tool.

1. Kijk of tools met elkaar te integreren zijn

Het vergaderen gaat online gewoon door, en ook bestanden delen en chatten met elkaar vormen geen belemmering. Daarvoor zijn afzonderlijke softwareprogramm's beschikbaar, waarvan een groot deel ook nog eens gratis is. Het enige nadeel is vaak dat een onderlinge integratie ontbreekt. Dat zorgt ervoor dat collega's vaak meerdere handelingen nodig hebben om informatie te delen, te zoeken en samen te stellen. Volgens de berekeningen van Total Economic Impact Studie van Forrester kost dit een medewerker al snel 4 uur per week.

2. Geen zicht op voorwaarden en eigen gegevens

Niet alle software is goedgekeurd door een IT afdeling, en dat is niet zonder reden. Vrijwel geen enkele medewerker leest de voorwaarden bij installatie van de verschillende applicaties. Weten ze wel waar hun data wordt opgeslagen? Wat er gebeurt met de informatie die voorkomt uit chatgesprekken of online belletjes? Of wat er gebeurt met de gegevens van de contacten en worden ze automatisch bewaard? Door de vele verschillende tools verlies je al snel de grip op je gegevens.

3. Compliancy en security van thuiswerkapplicaties niet altijd goed geregeld

De bescherming van persoonsgegevens is tegenwoordig goed vastgelegd in de AGV/GDPR. Daarom ben je als organisatie verplicht alle tools en data kritisch te bekijken. Op die manier kom je erachter of ze compliant zijn. Komen er compliancy gerelateerde verzoeken binnen en worden meerdere losstaande samenwerkingsoplossingen gebruikt? Dan moet de IT afdeling deze over meerdere clouds verwijderen als dit mogelijk is.
 
Dit kost de IT afdeling meer tijd en het risico dat data vergeten wordt, is aanzienlijk. Security is steeds meer een aandachtspunt met de toenemende gijzelsoftware en phishing mails. Maar bij thuiswerken komen meer risico's om de hoek kijken. Voor hackers zijn het hoogtijdagen. Juist daarom moet je weten met welke tools je medewerkers werken en hoe veilig deze zijn. Anders loopt de data van je bedrijf direct gevaar. Microsoft waarborgt dit bijvoorbeeld met toewijding aan privacy en security in Microsoft Teams, als onderdeel van Microsoft 365.

4. Gratis is nooit gratis

Niet alle programma's die je medewerkers gewend zijn om thuis te gebruiken zijn geschikt voor zakelijk gebruik of voldoen aan de hoogste security standaarden. Ze zijn gratis, maar daar hangt toch een prijskaartje aan. Wanneer je bijvoorbeeld wil videobellen, meerdere functies wilt gebruiken binnen een chat of grotere bestanden moet versturen, dan komt de betaalde versie al snel om de hoek kijken.
 
Daar loop je meestal pas tegenaan als je al even met het programma werkt. Dan komt al snel het verzoek bij de IT afdeling te liggen om de tool aan te schaffen, omdat iedereen er mee werkt. Of een collega met een bedrijfscreditcard kiest er zelf voor om de upgrade aan te schaffen, het is immers zo geregeld. Maakt je organisatie van meerdere losstaande applicaties gebruik, dan wordt dat gratis ineens wel erg duur.
 
Bovendien betekent gratis dat je vaak betaalt met persoons- of bedrijfsgegevens, dit is normaal gesproken niet wenselijk voor een organisatie.

5. Thuiswerkapplicatie gaan hun eigen weg

De IT afdeling heeft het liefst zo weinig mogelijk thuiswerkapplicaties actief onder de medewerkers. Dat is niet zonder reden. Ze krijgen te maken met een wirwar aan licenties, contracten en updates. Daarnaast moeten ze werken met verschillende beheeromgevingen, als deze al beschikbaar zijn voor de IT afdeling. Ze verliezen daarmee grip op de software en het kost veel inspanning om die grip wel te krijgen.
 
De meeste clouddiensten updaten de applicaties zonder de IT te informeren, maar medewerkers benaderen IT wel voor support. Deze is daardoor meer tijd kwijt om voor alle applicaties ondersteuning te bieden aan eindgebruikers. Daarnaast kan het voorkomen dat updates niet in overeenstemming zijn met het IT beleid. Dit is haast niet te voorkomen, want gratis software is er niet gericht op om IT afdelingen controle te geven.
 

Microsoft 365 zorgt voor compliancy en security 

Als je verzekerd wilt zijn van goede security en compliancy, dan kun je het beste kiezen voor Microsoft 365. Alle programma's integreren naadloos met elkaar. Werk thuis met tools die standaard wel de functionaliteit, governance én security goed regelen. Je werkt op je laptop of smartphone, waar en wanneer je wilt. En dit met bekende programma's als Word, Outlook, PowerPoint en Excel. En Teams zorgt ervoor dat je maar één thuiswerkapplicatie nodig hebt.
 

Transparante licentiestructuur

Met Microsoft 365 krijgt je IT afdeling de beschikking over een transparantie licentiestructuur. In de meeste licenties zitten de functionaliteiten die losstaande samenwerkingsapplicaties bieden al inbegrepen, het is niet nodig om deze additioneel aan te schaffen. Binnen de beheeromgeving managen de IT medewerkers eenvoudig de toegangsrechten en data op alle devices centraal.
 

Meer weten?

Wil je meer weten over Microsoft 365 en wat de voordelen voor jouw organisatie kunnen zijn? Stel je vraag via het contactformulier aan de linkerkant of bel op werkdagen tussen 09.00 en 17.00 uur met 088-0700600.