Contact

Nieuws


De groei van de Microsoft Cloud is niet te stuiten. Office 365 is daar een van de belangrijkste pijlers van. Desondanks gebruiken de meesten nog niet de helft van de functionaliteiten. In dit artikel gaan we in op 5 onbekende en krachtige functies die het werk vereenvoudigen.

1. Digitale storytelling via Sway

Sway bestaat sinds 2014. Microsoft speelt met deze oplossing in op de populariteit van Storytelling. Sway is een uitstekend programma voor het maken en geven van presentaties, maar een vergelijking met PowerPoint en concurrent Prezi is niet terecht.

Met Sway kun je content op een dynamische map combineren tot een dynamisch verhaal met een professionele lay-out. Of dit nu een website, PDF, Office-document, Twitterbericht, foto, video of een locatie is. Het verhaal kun je op elk apparaat en in ieder formaat tonen. Sway is het verhaal zelf, terwijl een PowerPoint-presentatie dient als ondersteuning van het verhaal.

Waarom is dit interessant? Omdat Sway op de grens zit van een blog, presentatie en een videoboodschap. Sway is uitermate geschikt voor het creëren van een productbeleving, het overbrengen van een visie of het uitleggen van een functionaliteit/oplossing. Sway is minder vluchtig dan een blog of vlog, maar heeft wel de beleving van een interactieve video. Sway is echt een must voor medewerkers die een verhaal te vertellen hebben.

2. 'O ja-momenten' met Delve

Een andere parel binnen de Office 365 Suite is Delve. Eveneens een weinig gebruikt product. Delve wordt veelal gezien als een flipboard. Met Delve presenteer je informatie aan de medewerker die relevant is voor zijn werk.

Delve analyseert continu alle documenten binnen Office 365 en legt automatisch relaties op basis van mensen, inhoud en activiteit rondom documenten. Dat levert interessante resultaten op. Delve ziet met welke collega's je veel samenwerkt en welke inhoud je uitwisselt. Het ziet ook welke informatie collega's met elkaar uitwisselen. De kans is groot dat je geïnteresseerd bent in dezelfde informatie. Bij regelmatig gebruik van Delve zal je regelmatig 'o ja-momenten' hebben. Het uiteindelijke doel is het verhogen van de productiviteit. Dat doet Delve door medewerkers niet langer te laten bladeren door mappen, maar direct documenten te presenteren. Het doel wordt daarmee ruimschoots gehaald.

De techniek achter Delve (Office Graph) is indrukwekkend. Toch wordt het vaak met enige argwaan bekeken. Hoe privacygevoelig is het? Dat valt mee. Delve respecteert de rechten die binnen de verschillende Office 365-producten zijn toegepast. Niemand krijgt ongevraagd toegang tot documenten zonder daarvoor de rechten te hebben. Daarnaast is de informatie persoonlijk. Iedereen krijgt informatie die voor hem interessant is. Het is niet mogelijk te zien welke resultaten een collega krijgt voorgeschoteld.

3. Onbeperkte opslag met Exchange Online Archive

Het veruit meest gebruikte product door abonnees van Office 365 is Exchange Online. Toch zijn de meeste gebruikers onbekend met veel functies. Eén daarvan is de Exchange Online Archive.

Elke gebruiker met een Office 365 E3-, E4 of E5-abonnement beschikt automatisch over de Exchange Online Archive. Bij andere abonnementen is dit aan te schaffen als een add-on. Het doel van de oplossing is vrij eenvoudig. Elke mailbox krijgt een eigen archief met een onbeperkte hoeveelheid opslag. De organisatie of een medewerker zelf kan doormiddel van regels op mappen in het postvak oude mailitems automatisch archiveren. Daarmee houd je de primaire mailbox schoon. Nu denk je mogelijk: waarom zou ik een archief toepassen terwijl ik een mailbox heb van 50GB die ik nooit volkrijg? Daarvoor zijn verschillende argumenten. Medewerkers met een grote mailbox merken dat het aantal items in de mailbox invloed heeft op de snelheid. Opstarten van Outlook, bladeren door mappen en/of zoeken in de mailbox gaat langzamer bij een groter wordende mailbox. Daarnaast zijn er medewerkers die problemen ondervinden met het cachen van hun postvak omdat de lokale cache meer dan 4GB groot wordt. Voor de 'zware' gebruikers is een oplossing die automatisch oude mail archiveert een uitkomst.

Daarnaast is het Microsofts antwoord op de lastige PST-bestanden. Importeer alle PST-bestanden in het archief en de medewerker heeft nooit meer last van corrupte PST-bestanden, grote back-ups of niet te indexeren e-mails. Bovendien kun je als beheerder een beleid afdwingen waarmee mailitems die worden verwijderd door medewerkers automatisch in het archief komen. Zo zijn er minder restore-acties nodig en verdwijnt belangrijke correspondentie niet zomaar.

4. Nooit meer 'oeps-momenten' dankzij DLP

Vanwege de focus op veiligheid en persoonsgegevens krijgen steeds meer bedrijven te maken met strenge beleidsregels. Medewerkers moeten zorgvuldig omgaan met privacygevoelige informatie. De controle daarop wordt steeds belangrijker.

Medewerkers zijn zich niet altijd bewust van het gegeven dat ze werken met privacygevoelige informatie. Een ongewenste e-mail met bijvoorbeeld gevoelige informatie is zo verstuurd. Het repareren van de schade is veelal erg intensief, als het al wordt ontdekt. Hoe fijn is het dat een functie bestaat die de medewerker wijst op het risico. Zonder dat het direct invloed heeft op de effectiviteit van het dagelijkse werk. Deze optie zit standaard in Office 365.

Data Loss Prevention (DLP) biedt mogelijkheden gegevens te beschermen tegen menselijke fouten. Het systeem monitort automatisch op gevoelige informatie binnen SharePoint Online, OneDrive voor Bedrijven, Exchange Online en documenten binnen de Office Suite. Zodra gevaar dreigt, waarschuwt het systeem de medewerker dat hij mogelijk de regels overtreedt.

Ter illustratie: een medewerker van de administratie die een creditcard of BSN-nummer in een e-mail vermeldt - die bestemd is voor een externe ontvanger - wordt gewaarschuwd dat dit niet handig is en dat hij daarmee het beleid van de organisatie overtreedt. Daarnaast kan de organisatie ervoor kiezen de e-mail te blokkeren of een kopie te verzenden naar de security-officers binnen het bedrijf om de e-mail verder te beoordelen.

Uiteraard is de organisatie verantwoordelijk voor het vaststellen van de regels. In Office 365 zijn veel regels voorgedefinieerd. Daarnaast kun je zelf regels toevoegen. Binnen SharePoint Online en OneDrive voor Bedrijven gaat dit beleid verder. Op het moment dat een document niet voldoet aan één of meer beleidsregels, wordt automatisch een 'tooltip' getoond met de melding dat het document mogelijk gevoelig is. Daarna kan het delen van dit document worden voorkomen of wordt de gebruiker verplicht het document op een specifieke plaats op te slaan.

Beheerders kunnen via rapportages inzicht krijgen in de naleving van het beleid. Hoe vaak worden regels overtreden? Door welke gebruikers? Is het altijd door een specifieke afdeling, dan is een extra training wellicht op zijn plaats.

5. Snel communiceren via Skype voor Bedrijven

Skype voor Bedrijven door Microsoft wordt gezien als een van de belangrijkste pijlers van Office 365. Toch blijkt het gebruik ervan nog lang niet vanzelfsprekend. Uit een analyse onder eigen klanten blijkt dat minder dan 5% van de gebruikers het product actief inzet. Zonde, want Skype maakt het dagelijkse werk veel effectiever.

Skype voor Bedrijven biedt de mogelijkheid eenvoudig te chatten met jouw collega's. Je kunt snel een bericht naar een collega sturen. Niet alleen vanaf een desktop, maar eveneens vanaf een iPhone of Android-telefoon. Werk je veel samen met andere bedrijven die Office 365 geïmplementeerd hebben? Dan is de kans groot dat ook zij werken met Skype en kun je direct met hen communiceren. Skype voor Bedrijven slaat chatgesprekken automatisch op, waardoor alles eenvoudig terug te lezen/luisteren is. Microsoft garandeert bovendien dat de communicatie veilig verloopt en alleen voor jouw organisatie wordt gebruikt. Daardoor is de privacy gegarandeerd. Skype voor Bedrijven is een prettig en zakelijk alternatief voor WhatsApp.

Skype voor Bedrijven gaat verder. Audio- en videobellen is net zo eenvoudig als een chatgesprek starten. En wat te denken van het creëren van een gezamenlijk whiteboard tijdens een gesprek. En het delen van een presentatie tijdens een groepsmeeting of het tonen van het beeldscherm aan één of meerdere collega’s tijdens het gesprek.

Tip: zorg dat jouw medewerkers het programma standaard aanzetten en gebruik het zelf actief. Je zult zien: het gebruik verspreidt zich als een olievlek.