9 trends voor de moderne werkplek

De Moderne Werkplek zorgt ervoor dat medewerkers in hun kracht worden gezet, met elkaar op een veilige manier kunnen samenwerken en flexibel zijn bij de keuze van apparaten en apps. Hiermee krijgen medewerkers binnen organisaties, met behulp van de moderne werkplek, ondersteuning bij de optimalisatie en het automatiseren van processen op basis van de juiste data en intelligentie.

Nieuwe ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op met ontwikkelingen als Internet of things, blockchain en kunstmatige intelligentie. Maar ook zien we steeds nieuwe ontwikkelingen op de moderne werkplek en bij cyber- en datasecurity. Daarom bespreken wij wat de 9 trends zijn voor de moderne werkplek anno 2019.

#1 Adoptie van gebruikers

Vandaag de dag heeft elke werknemer minimaal twee, maar soms ook wel meer apparaten tot zijn beschikking die hij frequent gebruikt; waaronder een laptop, tablet of mobiel. De wijze waarop wij werken, netwerken en samenwerken is daarmee in beweging.

De mogelijkheden van Microsoft 365 om te transformeren naar een moderne organisatie blijven in beweging. Het is de weg naar een organisatie die meer geïntegreerd acteert, sneller reageert, beter geïnformeerd is en effectiever samenwerkt. Niet alleen intern, maar ook zeker met klanten en partners. Het is van belang om de hele organisatie op één lijn te krijgen en de eindgebruiker daarbij te betrekken.

Moderne werkplekken

#2 Geautomatiseerde Cloud identity & acces management on-boarding

Door de positieve economische vooruitgang is het van belang dat medewerkers tevreden zijn en blijven. Om voor te blijven op de concurrentie is het van belang om een perfect on-boardings proces te hebben. Om dit gevoel bij de medewerker te behouden is het van belang om de instroom, doorstroom en uitstroom zo soepel en eenvoudig mogelijk te laten verlopen.

Binnen identity & access management worden de processen binnen een organisatie opgesteld en geadministreerd voor het beheren van gebruikers en resources binnen de organisatie, inclusief de toegangscontrole van de gebruikers op applicaties, data en systemen.

Identity & access management omvat de functionaliteit om de identiteit en de user lifecycle van een gebruiker binnen de organisatie te beheren. En dit is natuurlijk vandaag de dag alleen maar mogelijk met een proces dat via een SaaS-oplossing wordt aangeboden.

#3 Meer aandacht voor Cybersecurity

De afgelopen maanden zijn er tientallen bedrijven ten prooi gevallen aan zogenoemde SamSam ransomware. En dit is pas het begin. Hierdoor is het niet bekend hoeveel financiële schade de software vooralsnog heeft aangericht in Nederland. Doordat hackers steeds geraffineerder te werk gaan, is het voor organisaties van belang om cybersecurity ten alle tijden op de agenda te hebben staan. En vanuit een securitybeleid dit steeds bij te sturen.

#4 Cloud printing

Steeds meer organisaties stappen over op een papierloze workflow. Echter blijven er altijd nog processen bestaan waar er geprint dient te worden. Het onderhouden en beheren van printservers is achterhaald en Cloud printing is steeds nadrukkelijker aanwezig.

Hiermee neem je vanuit de cloud een service af waardoor je op elk device eenvoudig kan printen met follow-me functionaliteiten, zonder hardware matige aanpassingen van de printers. Op deze manier wordt er veilig geprint, zodat printjes niet op de printer blijven liggen. Vanuit security compliancy is dit een belangrijk inzicht.

#5 Hogere productiviteit door alle applicaties en informatie op één centrale plek

Gebruikers maken steeds meer gebruik van applicaties om hun productiviteit binnen de organisatie te verhogen. Daarom is het van belang om deze informatie zoveel mogelijk te centraliseren. Met behulp van een startportal kunnen medewerkers in één opslag inzicht krijgen in onder meer omzet, ziekteverzuim, openstaande tickets, facturabele uren en nog veel meer. Met de inzet van een startportal kunnen gebruikers zelf deze inzichten samenstellen om de eigen productiviteit te verhogen.

#6 Samenwerken aan contentcreatie en communicatie

De digitale transformatie brengt ook voor de organisatiestructuur veranderingen met zich mee. Zo werken organisaties en individuen steeds vaker in netwerken met elkaar samen. Collega’s kiezen voortdurend de meest geschikte manier van communiceren en samenwerken. Bijvoorbeeld bellen, video vergaderen, chatten of door contact te zoeken via sociale kanalen.

Door slim in te zetten en in te spelen op de veranderende vraag binnen de organisatie is het van belang om de juiste tools aan te bieden. Vanuit ITON zijn wij gestandaardiseerd op SharePoint, Yammer en Microsoft Teams. Al deze tools zijn onderdeel van Microsoft 365. Met als centrale hub Microsoft Teams kunnen medewerkers eenvoudig contact opnemen met elkaar, zowel intern als extern. Op deze manier kan er een mailreductie ontstaan van meer dan 40%.

#7 Eindgebruikers zelf hun werkplek laten samenstellen

Eindgebruikers krijgen steeds meer wensen rondom hun werkplek. De veelgehoorde opmerking is ‘Thuis werk ik veel lekkerder op mijn eigen computer’. Het gevoel meegeven dat de medewerker zelf aan de knoppen zit is hier van wezenlijk belang. De keuzevrijheid die meegegeven kan worden om zelf je eigen apparaten te kiezen kan hierin bijdragen om productiever te worden.

Of het nu gaat om een Windows10 desktop, een Apple iPhone of een Google Chromebook, dat maakt niet meer uit. Om de moderne werkplek verder uit te breiden is het van belang om voor de organisatie goed na te denken hoe om te gaan met de thuissituatie. Om modern en overal te kunnen werken is het van belang om deze thuiswerkplek ook te faciliteren. Denk bijvoorbeeld na over het meeleveren van meerdere opladers bij een laptop voor het werken onderweg, thuis of op kantoor.

Moderne werkplekken

#8 Shadow IT uitbannen door self-service

Shadow IT ontstaat als medewerkers op eigen houtje IT-middelen inzetten, zonder dat de organisatie daarvan weet. Dan kan het bijvoorbeeld gaan om cloudapplicaties die de medewerker zelf heeft aangeschaft, zoals Dropbox of Google Drive. Of je kunt denken aan bestanden die via WeTransfer of privé mailaccounts worden verstuurd.

Dit is een risico in het securitybeleid. Om dit voor te zijn is het van belang om eindgebruikers te faciliteren via een self-service portal. Met een self-service portal kunnen bijvoorbeeld applicaties aangevraagd en geïnstalleerd worden. Hiermee krijgt de organisatie grip en controle over data, applicaties en systemen.

#9 Zet de gebruiker centraal

Misschien wel de belangrijkste trend is om de eindgebruiker centraal te zetten. Alle bovenstaande trends hebben betrekking op de eindgebruiker. Veel organisaties zeggen het al te doen maar doen het nog niet. Ga in gesprek met alle gebruikers wat ze het liefst willen en zorg ervoor dat het ambassadeurs worden van jouw organisatie!

Extra tip: Voice search en smart speakers

Binnen marketing is één van de trends het gebruik van voice commando’s doormiddel van Alexa van Amazon, Cortana van Microsoft, Google Assistent of Siri van Apple. Door de snelle opkomst van deze trend kunnen we aannemen dat we binnen de moderne werkplek, in combinatie met applicaties van bijvoorbeeld Office365, de productiviteit verhoogt zal worden.

Meer weten

Wil je meer weten over de mogelijkheden van de moderne werkplek of alle mogelijkheden om vanuit de Cloud productiever te zijn. ITON staat klaar om hierin te adviseren! Je kunt via mho@iton.nl direct contact met mij opnemen of het contacformulier invullen.