9 tips voor de beste online meetings op Microsoft Teams

De behoefte aan online vergaderen neemt enorm toe. Omdat Microsoft Teams met ruim 20 miljoen gebruikers daarvoor het grootste platform is, hebben wij 9 tips op een rijtje gezet om je meetings zo succesvol mogelijk te maken.

#1 Voeg eenvoudig mensen binnen en buiten je organisatie toe

Met Teams kun je online meetings houden met mensen van zowel binnen als buiten je organisatie. Wanneer je in Microsoft Teams of Outlook een meeting toevoegt, voeg dan de email adressen toe van de deelnemers en Teams zorgt voor de rest. Zo stuurt het programma voor jou een email uitnodiging met instructies hoe ze aan de meeting kunnen deelnemen. De externe deelnemer kan op een link klikken, zijn naam invoeren en deelnemen aan de meeting vanuit zijn browser. Dat kan zonder dat eerst een installatie of plug-in van Teams nodig is.

Neem deel aan een Microsoft Teams meeting

#2 Geef iedereen de mogelijkheid in te bellen

Ideaal voor medewerkers die onderweg zijn, is de mogelijkheid in te kunnen bellen tijdens een vergadering. Wanneer je geen toegang hebt tot internet of alleen een mobiel bij de hand, zorgt dat ervoor dat iedereen toch aanwezig kan zijn. Gebruikers die Audio Conferencing aan hebben staan, zien deze mogelijkheid direct verschijnen wanneer ze een uitnodiging krijgen voor een meeting. Als je vanaf een mobiel op het inbelnummer klikt, wordt het nummer automatisch gebeld. Je hoeft dus geen nummers te onthouden.

#3 Blijf in controle over je meetings

Als organisator van een meeting heb je binnen Teams tal van mogelijkheden om in controle te blijven over de meeting. Zo kun je rollen en toestemmingen meegeven aan de deelnemers van de online meeting. Je kunt als organisator bijvoorbeeld een vergaderlobby instellen, zodat jij bepaalt wie en wanneer wordt toegelaten. Je kunt daarnaast ook aangeven welke deelnemers kunnen presenteren, dempen en opnames kunnen starten/stoppen.

#4 Houdt face-to-face gesprekken met video

Wanneer je, zoals nu met het coronavirus, niet in staat bent om een face-to-face afspraak te houden, kun je een online meeting met video houden. Een deelnemer kan eenvoudig zijn video inschakelen en ervoor kiezen om zijn achtergrond te blurren zodat je niet afgeleid wordt door iemand zijn omgeving.

#5 Deel alleen wat je wilt delen

Als het gaat om het delen van content in Teams meetings, bepaal jij wat anderen kunnen zien. Je kunt ervoor kiezen je volledig desktop te delen, of een specifiek scherm zoals je browser of een document. Wanneer iemand zijn desktop of een applicatie deelt, kan deze jou controle geven over zijn scherm. Je kunt daar als presentator ook om vragen via een verzoek button.

Werk echt samen met Microsoft Teams

#6 Iedereen draagt bij met Microsoft Whiteboard

Dat je niet met iedereen fysiek aanwezig bent in dezelfde ruimte, betekent niet dat je geen gebruik kunt maken van een whiteboard. Microsoft Whiteboard is geïntegreerd in elke Teams meeting, waardoor deelnemers met touch of hun muis kunnen bijdragen. Whiteboard-sessies worden opgeslagen als onderdeel van elke vergadering en zijn daarna beschikbaar om in de toekomst te blijven gebruiken of om terug te kijken.

#7 Mis niets van de vergadering, ondanks dat je de vergadering hebt gemist

Het kan voorkomen dat je te laat bent voor je vergadering, of dat je door een dubbele afspraak de vergadering hebt gemist. In plaats van dat je deze personen moet bijpraten, kun je eenvoudig je vergaderingen opnemen in Teams. Deze wordt niet alleen opgeslagen in de cloud (er verschijnt automatisch een link in de chat naar de opname), maar de deelnemer kan het transcript zien en precies inhaken op een moment dat voor hem het meest relevant is.

#8 Maak gebruik van ondertiteling

Moedig de deelnemers van de meeting aan om live captions aan te zetten, waardoor realtime ondertiteling verschijnt. Dit is een ideale uitkomst voor deelnemers bij wie de audioverbinding niet optimaal is, als er een verschil in niveau van taalvaardigheid is of wanneer iemand in een luide omgeving zit. Op dit moment is live captions alleen beschikbaar in het Engels voor gebruikers in de Verenigde Staten. Een uitrol in Nederland staat later op de planning.

#9 Aan de slag

Ga aan de slag met Microsoft Teams om je online meetings vlekkeloos te laten verlopen. Teams integreert volledig met Office 365. Maak verbinding en start jouw eigen vergadering met slechts één druk op de knop. Jij kiest waar en hoe je wilt werken en met welke apparaten.

Meer weten?

Wil je meer weten over de toegevoegde waarde van Microsoft Teams voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op via het contactformulier aan de linkerkant.